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如何才能设置好工单系统?

2022-06-15 16:24

工单系统是企业服务类软件,是一种服务工具。企业需要了解它的功能特点后,根据企业的需求进行后台信息录入和设置才能适配企业应用场景作为合格的工具,带给企业良好的使用体验。如何才能设置好工单系统呢?管理人员进入后台就开始设置,肯定服务效果会大打折扣的。这个时候,管理人员需要带着头脑和问题,边配置边测试边研究工单系统,最后的使用效果才会是最佳。


工单系统


如何才能设置好工单系统?


通常来说,管理人员需要带着何种问题进行工单系统的配置和研究呢?我们着重看下后面的介绍。


1、如何实现高效派单


管理员可以在流程节点设置两个派单方式,手动派单和自动抢单,这两种是相对简单的。工单系统也可以设置自动派单,但是里面会有事件逻辑设定,相比上两种设置要困难很多。


2、快速切换页面处理不同工作


管理员可以在工单表新建数据视图,其设置筛选条件后,系统自动将信息放到已设置的数据视图,可在当前页面快速切换处理。


3、自动发起新建工单统计表


管理员可以在流程节点设置自动填写节点,配置相关填写规则即解决这一问题。


4、设置权限管理


让数据和管理界限因人而易:数据在客户、客服、维修工程师、财务等多人流转,通过设置不同角色权限管理,让不同人查看不同的数据情况。管理员可以在流程节点,设置表单权限,具体可细化到每一个字段控件是否查看、只读、编辑等权限。


5、工单表的创建


工单系统中有很多工单可以自定义,所以在设计工单表时,管理员需思考客户、客服、维修负责人、财务部需要查看和处理哪些信息,并将信息分类,方便后续设置权限。比如客户发起工单时,只需查看和填写工单基本信息、产品信息、服务类型,无需查看派单信息以及后面的信息。


6、工单表流程设计


工单表需客户、客服、维修人员、财务、负责人多人参与进来,其中为保证流程的顺利运转,我们设计增加了一些节点。举个应用场景示例:从客户发起工单,到客服确认并派单,以及工程师接单上门处理,财务确认回款,客户反馈等形成一个完整的闭环。其中为提升客服、工程师办公效率,就可以进行增加某些自动处理节点,比如:自动重新分配、自动抄送通知、自动修改完成一些工作流。


总结:


相信带着问题去学习工单系统的设置和使用,比上手就开始会有利用应用系统。当然,我们也不建议管理人员闭门造车,独自埋头苦思,必要的时候,利用工单系统服务商的客服咨询,让他们提供比较专业的配置建议或者提供使用教学视频等。

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